Khi bắt đầu 1 năm học mới, với hệ thống mới đưa vào sử dụng chưa có dữ liệu từ năm trước thì việc khởi tạo dữ liệu đầu năm học phải tạo mới tuần tự theo các bước luồng nghiệp vụ được trình bày theo thứ tự dưới đây. Với hệ thống đã triển khai có dữ liệu từ năm trước thì khi khởi tạo dữ liệu đầu năm học hệ thống cho phép hiệu chỉnh theo dữ liệu đã có mà không phải tạo mới.
Luồng nghiệp vụ “Khởi tạo dữ liệu đầu năm học” được mô tả theo thứ tự các bước dưới đây:
Thiết lập thời gian năm học.
Khai báo tổ nhóm.
Khai báo nhóm lớp.
Kết chuyển dữ liệu đầu năm.